一、案例背景
本项目为学校电脑采购项目,于2001年8月23日下达采购中心,被列人政府采购范围。
这次联合集中采购计算机为3120台,涉及120所学校,分布在浦东新区的各个地方,计算机的配置要求高,尤其是120台教师机的配置要求具有极高性能价格比的高档多媒体PC机。
二、招标准备
由于本次招标计算机数量多,所以在确定招标方式上,既考虑120所学校需要计算机的时间上的急迫性,又考虑到采购程序的严密性、招标的最大范围的公开性,最终把招标方式确定为公开招标。8月24日以公开招标的方式在浦东新区政府采购网站发布招标公告,8月25日在《解放日报》上发布招标公告。招标文件编制的具体做法是将计算机分为A、B 和C三个包,A包为2000台学生机,B包为1000台学生机,C包为120台教师机。这样分主要考虑到两个因素,其一是要求制造供应商供货时间短,3000台计算机可能由两家供应商提供,缩短制造周期;其二是教师机要求配置高,性能稳定可靠,兼顾到中高档国内外品牌的投标、中标机会。
2001年8月27日开始出售标书,共有15家公司购买了招标文件。
三、招标过程
2001年9月6日在浦东新区政府采购中心开标,特别邀请浦东新区公证处两位公证员为开标公证,邀请浦东新区政府采购监督小组两位监督员作为监标人,评标专家由上海市政府采购中心提供,在评标当天通知新区采购中心,保证了评标专家的保密性和公正性。
9月7日评标,邀请上海市资深专家四位和一位使用单位人员组成评标小组,评标小组决定3000台学生电脑项目授予L公司,120台教师电脑项目授予T公司。
四、履行合同
2001年9月10日与L公司签订合同,L公司授权,具体工作由B公司实施。
2001年9月14日与T公司签订合同,T公司授权,具体工作由Q公司实施。
随后采购中心与使用单位、中标单位、被授权单位召开了协调会议,达成“工作安排备忘录”。
2001年9月17日至21日B公司进行用户情况调查,他们组织人员对120所学校逐一进行实地调查:邀请学校老师参加培训,调查学校计算机机房情况、电源情况等。中标的机器虽然不多,仅仅120台,但这120台电脑必须送到遍布浦东新区各个角落的120个小学,搬运到指定楼层的电脑教室,并安装调试。合同签订后,即开始按单生产(生产周期在十天左右)。由于10月1日到7日为国庆长假期,紧接下来的APEC会议又有一周长假期,浦东很多路段封路,为了按时履约,要求T公司按紧急情况处理。在这批电脑到达上海的第二天开始,Q公司每天用五辆车,每车随行三人,以不同路线送到每个学校,三天内把120台电脑送到位。在电脑全部送到位后,Q公司派出六名工程师,用5天时间,到每一个学校进行安装调试,为学校安装必备软件,并请校方亲临验收与盖章确认。校方验收的满意率达到100%,其中非常满意的用户达到80%。在开机的过程中,Q为每一个学校留下了名片,记录下了学校总务老师和电脑老师的联系电话,以便今后的服务和联系。
由于本次招标提供的教师机的配置很高,(CDRW刻录机,DVD驱动器及128位创新声卡
等)部分学校在使用中遇到了不少问题,Q公司都一一上门解决,个别学校在教师机内安装了视频卡,引起资源冲突,Q公司也上门帮助解决问题。从严格意义上来说,这些都不是机器本身的问题,并不在他们服务范围内,但为了新区的教学活动正常开展,为了创出公司的信誉,Q公司还是把这一切都当自身的工作给予解决,得到了很多学校的好评。
2001年9月18日至25日B公司组织老师培训,组织安排120所小学的计算机老师进行电脑(学生机)的培训(电脑基本知识、使用及维护),共有86所学校参加。在学校具备安装条件的情况下,截至到10月13日总共完成98所学校的安装调试。因部分学校的客观因素,其余的22所学校无法及时完成验收。